Digitalización impulsa cuidado del agua y bosques
La producción de papel exige un consumo importante de agua. Una hoja requiere entre dos y 13 litros; un kilo de papel, 50 litros, y una tonelada de papel, hasta 2.700 litros. El impacto ambiental no se detiene ahí, ya que también involucra deforestación y emisiones de CO2. Se estima que una tonelada de papel exige la tala de 24 árboles y genera 942 kilos de dióxido de carbono. Estos datos elocuentes del efecto en el medio ambiente y la creciente escasez de recursos, realzan la importancia de la política «cero papel», es decir, de sustituir los flujos documentales físicos por herramientas tecnológicas que permiten administrar estos mismos, pero en un formato completamente digital. La transición hacia este modelo optimiza los recursos de las empresas y consolida como un imperativo ético la urgente necesidad de preservar los recursos naturales. Forma parte también de la Responsabilidad Social Empresarial, entendida como el compromiso voluntario de las compañías con el desarrollo sostenible, haciéndose responsables de su impacto económico, social y ambiental en la comunidad donde operan. En este escenario, la digitalización emerge como una herramienta fundamental para las organizaciones comprometidas con el futuro del planeta. Despapeliza, compañía fundada en Chile con presencia en Latinoamérica y Estados Unidos, y especializada en soluciones de automatización documental inteligente, tiene experiencias donde la digitalización ha ahorrado hasta 10 millones de litros de agua. Su gerente general, Rodrigo Mortara, destaca el impacto positivo de la automatización: “como referencia, hemos logrado gestionar, en promedio, 90 mil documentos al mes, lo que contribuye a un ahorro de más de 1.5 millones de litros de agua. Algunos de nuestros clientes han reducido toneladas de uso de papel equivalentes a un ahorro de más de 50 mil litros de agua por cliente», enfatiza. Explica, además, que un documento legal, de tres a cuatro páginas, necesita hasta 15 o 20 veces el agua que un ser humano debe consumir a diario. El Día Mundial del Reciclaje, el 17 de mayo, invita a reflexionar sobre la importancia de fomentar tecnologías para construir un futuro sostenible. Rodrigo Mortara destaca el liderazgo del país en el tema, aunque plantea que hay oportunidades de mejoramiento: «En Chile, donde hemos logrado importantes iniciativas a nivel regulatorio y de políticas públicas en contribución a la crisis climática, tenemos un importante margen de mejora en la digitalización de la documentación legal”. Algunas contribuciones recaen en la reducción del consumo de papel y madera (menor tala de árboles), así como de la traza ambiental asociada a la producción de papel en energía y agua. Igualmente, reduce la huella de carbono del transporte de documentos y elimina residuos que terminan en los vertederos. Cabe destacar que, según estimaciones, el 70% de los desechos de una oficina son papeles. La producción de papel tiene un impacto ambiental alarmante y se extiende más allá del consumo de agua, siendo causa de la deforestación global. Cada año se producen 419,1 millones de toneladas de papel y cartón. Una tonelada de papel requiere entre 2 y 3.5 toneladas de madera (28 a 49 árboles). La firma Despapeliza ha evitado la desaparición de 144 mil árboles gracias a sus proyectos en más de 100 empresas. La adopción del «cero papel» es ambientalmente responsable y una estrategia inteligente para optimizar la gestión de las compañías, eliminando ineficiencias y costos. En promedio, un empleado dedica 67 minutos diarios a buscar documentos físicos (más de cinco horas semanales). Un documento se copia 19 veces y cerca del 20% de una oficina se destina a guardar documentos, con gastos en arriendo y mantenimiento. El gasto anual en impresos para una firma en Estados Unidos asciende a US$120 millones. El problema se amplifica al considerar que gastan US$8 mil millones anualmente en la gestión de papeles, según revela Forbes. Para los especialistas existen razones contundentes para asignar a la transición a “cero papel” el valor que tiene. El cuidado del agua, la protección de los árboles y el ahorro corporativo, son algunos de indicadores que lo evidencian.
El fin del papeleo es sinónimo de progreso real para el país
Por: Rodrigo Mortara, Gerente General de Despapeliza. Hoy, hacer filas en notarías, imprimir, fotocopiar y pagar solo para estampar una firma representa una ineficiencia que Chile puede superar. Contamos con la tecnología, el marco normativo y los proveedores certificados para avanzar hacia un ecosistema digital robusto en beneficio de las personas. Aun así, miles siguen destinando tiempo y dinero a trámites presenciales que podrían resolverse en minutos gracias a la firma electrónica avanzada. Esta herramienta, reconocida legalmente hace más de una década y utilizada a diario, es sinónimo de eficiencia, transparencia y respeto por el tiempo de todos. Cumple con altos estándares de seguridad y permite garantizar identidad, integridad y trazabilidad, de forma accesible y confiable. Sus beneficios son evidentes: ahorro de costos, mayor productividad, eliminación de barreras geográficas y reducción del uso de papel, lo que también la convierte en un aporte concreto a la sostenibilidad. En la actualidad, la firma digital no es un lujo y mucho menos una tendencia pasajera, por lo que el retraso en su aceptación lleva a cuestionarse los motivos; una reciente investigación de CIPER evidencia resistencias que, más que técnicas, parecen responder a intereses creados. No podemos seguir validando modalidades anticuadas, que reflejan una resistencia al progreso e impiden la incorporación de tecnologías que democratizan el acceso a servicios. En esta situación sorprende que, teniendo la tecnología, la regulación y la experiencia para avanzar, las principales barreras sigan siendo más culturales que técnicas. La lentitud en la adopción de soluciones digitales no se condice con el nivel de desarrollo y modernización que Chile está en condiciones de alcanzar. Los comentarios están cerrados.
New technologies optimize document management and increase legal certainty
– Automation and AI solutions not only reduce process times by up to 60%, but also enable the creation of an organizational culture of transparency and a better reputation with auditors and regulators, says Rodrigo Mortara, CEO of Despapeliza. The incorporation of automation technologies and solutions based on artificial intelligence can reduce document management times by up to 60%, according to estimates from Despapeliza, a Chilean company that currently has a presence in the US with more than 100 active clients and in different Latin American countries. It specializes in intelligent automation of document processes and whose legaliza.io/ platform has recently integrated new Industry 4.0 developments. Rodrigo Mortara, the company’s CEO, affirms that this evolution offers multiple benefits in compliance management, anticipating non-compliance risks, improving traceability, and achieving greater precision. Ultimately, it minimizes human error and increases the legal certainty of processes, in addition to responding more quickly to regulatory changes and audit procedures. “Structured and digital document management allows for the centralization, automation, and real-time monitoring of critical documentation linked to regulations in different areas,” explains the specialist, who adds that this traceability and control allows processes to be aligned with current regulations and that each action is digitally supported with corresponding evidence at all stages, ensuring their validity. Beyond the concrete benefits, there are also benefits to building an organizational culture based on transparency and ethics, strengthening credibility with regulatory bodies. Immediate access to updated documentation also makes it possible to respond quickly to audits or inspections, minimizing sanctions or observations. Effective document management reduces the likelihood of errors, expiration dates, or omissions, which directly means avoiding fines, litigation, or reputational impacts. “In situations of crisis or legal disputes, having timely and traceable documentary support can make a difference in terms of legal defense or public reputation,” Mortara points out. Despapeliza’s experience shows that some of its clients have eliminated fines and passed audits without observations thanks to the use of its system. This is because its platform not only delivers reports with full traceability but also integrates with tools like Power BI to visualize results in real time, tailored to each company’s needs. Additionally, it securely exports documentation and evidence of compliance, among other benefits. Through features such as security logs, geolocation, detailed logs by user, and version control, confidence is generated in the management of critical processes, emphasizes the startup’s CEO. “The integration of Copilot’s artificial intelligence allows for automatic validation and classification of documents, which is complemented by the configuration of alarms and notifications associated with documents, which facilitate the timely management of renewals and ensure that documents are always up-to-date and in compliance.” Safety and agility To ensure document security and confidentiality, the Despapeliza platform complies with standards and protocols such as ISO 27001, the use of two-factor authentication (2FA), and security logs with IP traceability. In this regard, it is essential that new compliance developments implement tiered access policies, information encryption, constant monitoring, identity validation, and traceability of every action recorded in the system. legaliza.io/ allows users to be incorporated into the workflow and approve documentation before it is stored. The recommendation is to establish role-based access controls, robust authentication, security logs for each interaction with the document, and alerts in the event of unauthorized access. The key to optimizing compliance management lies in automation that delivers order, speed, and evidence, underscores Despapeliza. Real-time data visualization of critical indicators is another relevant aspect, as it contributes to the “intelligent management” of potential regulatory incidents, expiration alerts, or evidence tracking, contributing to their immediate resolution. “This ultimately makes it possible to detect and correct gaps before they generate legal or operational consequences,” concludes Rodrigo Mortara. Read More
Artificial Intelligence optimizes business risk auditing
Filed under: Business & Companies Digitization has revolutionized the field of document management, an evolution that involves moving from physical archives and manual search processes to automated solutions that incorporate cutting-edge technology. In addition to optimizing the organization and access to information, it also adds value in terms of security, operational efficiency, and regulatory compliance. Risk prevention is one of the areas where document management is contributing the most, benefiting both employees and companies, emphasizes Rodrigo Mortara, general manager of Despapeliza, a Chilean firm with operations in the United States, Spain, and various Latin American countries, specializing in the development of intelligent document automation solutions for organizations. Its platform has recently incorporated AI to make its performance even more efficient. “Timely document management ensures compliance with regulations, compliance with standard security measures, centralized control over the participation of collaborators and supervisors in updating critical information, and adequate storage to withstand audits and inspections.” This way, organizations can avoid fines and lower audit scores due to missing data; track corrective measures for poorly evaluated processes; achieve better information management and safeguarding, as well as rapid access to large volumes of data. Its applications allow identity validation in signature processes or during conference attendance, even in areas where there is no internet connection. Managing a digital document is up to thirty times cheaper than a physical one, and document tracking is immediate in a smart library, according to Despapeliza, whose platform has managed to deliver a cutting-edge service thanks to its partnership with Microsoft. “We have direct access to the latest in innovation and technology so our clients can enjoy these benefits in their operations,” Mortara notes. Automate workflows The Despapeliza platform integrates with any software or tool used by companies, and thanks to a simple and fast interface, no major developments or investments in information and communications technologies are required to consolidate paperless operations. The solution can create or receive documents at different stages through integration with other tools, perform the necessary management, and then return them to another system or store them securely. Some of its notable features, designed to optimize risk prevention efforts, include: the configuration of alarms and notifications associated with documents, the availability of smart forms and templates, advanced search filters, in-person signatures on a device without the need for an internet connection, and identity validation methods using selfies, videos, or ID documents. “We’ve developed a platform for digitally managing all types of processes, creating documents from scratch with smart templates, automating workflows to increase process efficiency, and optimizing access to information from any device in just seconds,” says Mortara. The executive explains that Despapeliza’s main attributes are security, as it meets the highest standards of international protocols and certifications; innovation, with the integration of artificial intelligence to increase support and assistance to its customers; and customization, as its users can create their own custom configurations. Read More